Spis treści
Prowadzisz firmę? To prawdopodobnie miałeś już taką sytuację: wystawiłeś fakturę, minął termin płatności, potem kolejne 14 dni, jeszcze 30, następne 60, a klient wciąż nie płaci. Spotkał Cię ten sam problem, co wiele innych polskich firm – przeterminowane faktury.
To jedna z najbardziej dotkliwych bolączek przedsiębiorców zarówno w Polsce, jak i na całym świecie. Przecież nawet jedna przeterminowana faktura może oznaczać kłopoty z regulowaniem własnych zobowiązań, takich jak pensje, podatki, opłaty za biuro, paliwo, kredyty itd. itp.
Z raportu przygotowanego przez UCE RESEARCH pt. „Zaległości i opóźnienia w płatnościach. I półrocze 2025 r.” wynika, że aż ponad 60% polskich firm zmaga się z przeterminowanymi płatnościami i do tego liczonymi nie w dniach, ale często w miesiącach[1].
W artykule odpowiadamy na pytania, które najczęściej zadają polscy przedsiębiorcy:
„Po ilu dniach od wystawienia faktury staje się ona przeterminowana i można zacząć windykować dług?”. Takie i podobne pytania zadają nam często osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze z branży budowlanej, transportowej (TSL), handlowej czy fotowoltaicznej.
Od strony formalnej odpowiedź jest bardzo prosta: „Dokładnie następnego dnia od upływu terminu płatności, który został wpisany na fakturze.”. Jeśli więc wpisałeś na fakturze „Termin płatności: 14 dni”, to dokładnie już w piętnastym dniu od jej wystawienia płatność stała się przeterminowana. Jeśli wpisałeś 30 dni, to w 31-ym dniu możesz rozpocząć działania mające na celu odzyskanie należności itd.
W praktyce jednak najczęściej uznaje się, że przeterminowana płatność o tydzień czy dwa należy do standardowych sytuacji w obrocie gospodarczym.
Pytanie tylko, czy to powinny być normalne? Właściciele działalności gospodarczych pytają nas także o to, po jakim czasie od daty terminu płatności należy zacząć działać? Czy faktura przeterminowana o 30 dni to już poważny problem, czy można jeszcze czekać?
Odpowiadając na to pytanie, oprzyjmy się na konkretnych liczbach. I tak, międzynarodowe dane mówią jasno, że:
W związku z tymi liczbami odpowiedź wydaje się jasna: Im szybciej podejmiesz działania, żeby odzyskać swoje pieniądze, tym większe prawdopodobieństwo, że tak się stanie.
Faktura staje się przeterminowana już jeden dzień po upływie terminu płatności. I od tego momentu formalnie rzecz biorąc, możesz rozpocząć działania mające na celu odzyskanie należności. Pamiętaj jednak, że płatność opóźniona o 1 czy 2 tygodnie, to zupełnie inna historia, niż wtedy, kiedy Twój kontrahent nie płaci już 180 dni.
„Czy jedna przeterminowana faktura naprawdę może zachwiać całą firmą?” – to pytanie pada tak często ze strony naszych klientów, że postanowiliśmy odpowiedzieć na nie wprost. Nasza odpowiedź jest następująca: „Tak i to szybciej, niż wielu przedsiębiorców sądzi.”. Oto kilka ważnych powodów, dla których nie należy dopuszczać do przeterminowania faktur.
Jeśli pieniądze z faktur wpływają za późno albo nie wpływają wcale, to pojawia się problem z gotówką na bieżące wydatki. Nie ma pieniędzy na paliwo, materiały, biuro, podatki, ZUS czy nawet wypłaty dla pracowników.
Nawet jedna przeterminowana faktura może uruchomić efekt domina. Twój kontrahent nie płaci, wtedy Ty sam zaczynasz mieć przeterminowane płatności, co z kolei powoduje zator płatniczy w firmie, która tobie wystawiła fakturę.
Problem nieopłaconych należności jest powszechny, z roku na rok rośnie i tym bardziej nie wolno go bagatelizować. Według danych BIG InfoMonitor do czerwca 2025 roku polskie firmy posiadały 45,3 miliarda zł długów. To o 833 mln więcej, niż rok wcześniej[3].
Każdy dzień opóźnienia za niezapłacone faktury to dodatkowe koszty dla firmy.
Jeśli chcesz odzyskać swoje pieniądze, to musisz doliczyć koszty windykacji: przygotowanie i wysyłka wezwań do zapłaty, obsługa prawna związana z próbami odzyskania należności, czy wreszcie koszty sądowe (jeśli sprawa trafi do sądu), na które składają się opłaty sądowe oraz koszty zastępstwa procesowego.
Jednak mało kto bierze pod uwagę czas i emocje, jakie przedsiębiorca przeznacza, chcąc nie chcąc, na odzyskanie długu. A są to przeogromne koszty, może nie zawsze przeliczane na gotówkę. Jeśli weźmie się pod uwagę, że właściciel firmy zamiast zajmować się nowymi zleceniami i obsługą bieżących, angażuje się w odzyskanie należności, łatwo dojść do wniosku, że nie jest to tanie.
Właśnie dlatego istnieje wielu przedsiębiorców, którzy, znajdując się w takiej sytuacji, decydują się na sprzedaż przeterminowanych faktur. Co wiąże się z opłatą prowizji firmy, która oferuje skup faktur przeterminowanych. Jednak w zamian otrzymujesz bezcenną wartość – gotówkę na konto i spokój, bo nie zajmują już więcej swoich myśli niezapłaconą fakturą.
Przeterminowane faktury psują współpracę z innymi kontrahentami. Jeśli przez brak wpływów na Twoje konto, z kolei Ty nie możesz opłacić wystawionych Twojej firmie faktur, to pojawia się problem. Nawet jeśli znasz swoich kontrahentów od lat, to brak płatności z pewnością nie wpłynie dobrze na Wasze relacje. Cierpi na tym reputacja Twojej firmy.
Z naszych doświadczeń wynika, że mało kto z osób prowadzących własną działalność gospodarczą zdaje sobie sprawę z faktu, że należność na fakturze ulega przedawnieniu. Oznacza to, że faktura jest „ważna” przez określony okres czasu. W branży budowlanej oraz wynajmie nieruchomości zwykle są to 3 lata, sprzedaż oraz usługi to 2 lata, transport międzynarodowy – 15 miesięcy, a transport krajowy 1 rok.
Po tym czasie Twoje roszczenie nie może już być windykowane, nie masz prawa iść do sądu, ponieważ ta należność staje się po prostu nieważna. Zostajesz z kawałkiem papieru w ręku, który wygląda jak faktura, ale wart jest tyle, ile zapłacą Ci za niego w skupie makulatury, czyli nic.
To bardzo ważny powód, dla którego powinieneś reagować na przeterminowane faktury od razu, zanim dojdzie do realnego ryzyka jej przedawnienia.
Wiesz już dlaczego nie możesz pozwolić na opóźnienia w ściąganiu należności. Dowiedz się teraz co i jak możesz zrobić, żeby nie dopuścić do powstania zaległości, a kiedy już do niej doszło, jak skutecznie odzyskać swoje pieniądze.
Lepiej zapobiegać, niż leczyć. Inaczej mówiąc, warto wdrożyć proste i do tego efektywne rozwiązania. Zanim podejmiesz współpracę ze swoim klientem czy innym kontrahentem, warto go sprawdzić i zweryfikować jego sytuację na rynku.
Obecnie problem przeterminowanych płatności dotyka znaczącą większość polskich przedsiębiorców. Tylko 28,3% krajowych podmiotów deklaruje, że nie ma problemu z niezapłaconymi należnościami. Tak wynika z raportu UCE Research za pierwsze pół roku 2025[4].
Dlatego Twoim standardowym zadaniem, swego rodzaju procedurą powinno stać się każdorazowe sprawdzenie firmy, z która podejmujesz współpracę. Niezależnie od tego, czy zostanie ona Twoim klientem, czy podwykonawcą.
Jak skutecznie zweryfikować wiarygodność firmy? Zacznij od sprawdzenie danych podmiotu w CEIDG lub KRS. Sprawdź, czy znajdziesz coś na jego temat w Biurze Informacji Gospodarczej (BIG) i Krajowym Rejestrze Długów (KRD). Zobacz czy na giełdach długów nie znajdują się wpisy o tym przedsiębiorstwie. Przejrzyj sprawozdania finansowe. Bardzo dobrym źródłem informacji mogą okazać się także opinie w internecie.
W przypadku kiedy przeterminowanie faktury jest świeże, najczęściej wystarczy przypomnienie o płatności. Telefon, mail oraz wezwanie do zapłaty to w tym wypadku skuteczne metody odzyskania długu. To także sygnał na przyszłość dla niepłacącego klienta, że firma pilnuje swoich należności i nie będzie bezczynnie przyglądać się opóźnieniom w płatności.
Jeśli samodzielne próby odzyskania pieniędzy nie działają, to warto zlecić sprawę firmie windykacyjnej. Wówczas pierwszym etapem podejmowanych działań będą próby uzyskania wpłaty na drodze ugody. Dedykowany windykator podejmuje kroki, żeby porozumieć się z dłużnikiem, negocjuje sposób i termin płatności, ustala harmonogram i dąży do zawarcia ugody.
Windykacja polubowna należy do tańszych i szybszych metod windykacji niż pójście do sądu. Poza tym pozwala zachować dobre relacje z Twoim klientem.
Kiedy minęły miesiące, a Ty nadal nie otrzymałeś płatności, to warto rozważyć sprzedaż faktur wyspecjalizowanej spółce, takiej jak REGIS. Lepsze jest zapłacenie prowizji i otrzymanie gotówki do ręki, niż czekanie. Jak już pisaliśmy, po roku czasu skuteczność ściągnięcia długi spada do 27%[5].
Faktoring w ostatnich latach stał się niezwykle popularną formą zachowania płynności finansowej przez firmy. Faktorzy zrzeszeni w Polskim Związku Faktorów (PZF) od stycznia do czerwca 2025 r. zapłacili przedsiębiorcom 246,6 mld zł za 16,6 mln faktur, obsługując tym samym prawie 29,4 tys. firm[6].
Jednak faktoring zajmuje się fakturami, dla których termin płatności jeszcze nie minął. I faktycznie większość firm faktoringowych nie płaci za przeterminowane faktury. Istnieją jednak wyjątki na rynku, ponieważ niektóre firmy proponują skup faktur przeterminowanych (patrz oferta REGIS: skup faktur).
Ktoś mógłby zapytać, czy to jest jeszcze faktoring czy inna forma sprzedaży swojego długu? Czy dla Ciebie jako przedsiębiorcy ma jakiekolwiek znacznie, jak to nazwiemy, jeśli tylko takie rozwiązanie pozwoli Twojej firmie odzyskać zaległe płatności?
Jak by nie patrzeć przeterminowane faktury do nic dobrego dla prowadzenia firmy. Mogą powodować dodatkowe koszty, jak i wpływać na bieżącą sytuację finansową przedsiębiorstwa. Bardzo ważna pozostaje szybkość działania, bo im dłuższe jest przeterminowanie faktury, tym mniejsza szansa na odzyskanie pieniędzy.
Istnieją sposoby na zapobieganie takiej sytuacji. Jeśli jednak masz już takie niezapłacone należności, to warto coś z tym zrobić szybko. Dlatego pomyśl o skorzystaniu z oferty firmy, która skupuje faktury. Płacisz określona prowizję i dostajesz większą i znaczącą kwotę faktury do ręki. Masz problem z głowy i możesz zajmować się kolejnymi klientami, a nie ściąganiem długu. Rozważ wsparcie takiej firmy jak REGIS. Ocenimy stan firmy dłużnika, zweryfikujemy jego wiarygodność i doradzimy jaki sposób odzyskania należności będzie najlepszy dla Twojej firmy. Jeśli okaże się, że skup faktur, to na drugi dzień od formalności będziesz miał na swoim koncie pieniądze za nieopłaconą fakturę.
Działaj krok po kroku. Zacznij od telefonu, wyślij pisemne wezwanie do zapłaty, zleć windykację polubowną firmie windykacyjne (zapytaj nas o to), a następne działania to sprawa w sądzie i ewentualnie egzekucja komornicza.
Możesz także sprzedaż nam swoją fakturę i zapomnieć o sprawie.
Tak, to od Ciebie zależy, które faktury chcesz sprzedać. Możesz wybrać takie, których termin płatności minął już dawno albo takie, które są zupełnie nowe. Jeśli termin płatności jeszcze nie został przekroczony, to możemy mówić nawet o faktoringu.
W przypadku takiej spółki jak REGIS, możesz uzyskać kwotę rzędu od 50% do 80% wartości należności. Ostateczna kwota zależy od kilka istotnych czynników. A należą do nich m.in. to, jak długi jest okres przeterminowania (im bardziej „świeży” dług, tym mniejsza prowizja), jak duża jest należność (im większa, tym mniejsza prowizja), jak wysoka jest ocena scoaringowa dłużnika (im wyższa, tym mniejsza prowizja).
Zwykle do sprzedaży płatności przeterminowanej wymagana jest sama faktura. Oczywiście pomocne będą takie dokumenty, jak potwierdzenie odbioru towaru lub usługi, protokół odbioru, dokument zlecenia, umowa itp., a niekiedy nawet przydatna może się okazać się korespondencja z dłużnikiem.
Tak, skup faktur przeznaczony jest dla wszystkich przedsiębiorców, także dla JDG, mikro i małych firm. Tak naprawdę istotne znaczenia ma kwota na fakturze. W firmie REGIS przyjmujemy do skupy faktury powyżej sumy 5000 zł brutto.
Nie, ponieważ polskie prawo nie wymaga zgody dłużnika w przypadku zawarcia tzw. cesji wierzytelności. Chociaż trzeba pamiętać, że niektóre umowy pomiędzy podmiotami gospodarczymi zawierają zakaz takiej cesji. Dokładnie sprawdzamy to w momencie, kiedy zgłosisz się do nas, chcąc sprzedać dług firmowy.
Zwykle jest to okres do 2 dni roboczych od dostarczenia dokumentów i podpisaniu umowy cesji. Możliwe jest otrzymanie przelewu nawet w ten sam dzień, ale nie możemy tego gwarantować.
[1] CEO.com.pl. 2023. „Ponad 60% polskich firm doświadcza opóźnień w płatnościach kontrahentów – nowe badanie.” Dostęp 18 września 2025. https://ceo.com.pl/ponad-60-polskich-firm-doswiadcza-opoznien-w-platnosciach-kontrahentow-nowe-badanie-20910
[2] Collection Agency Spain. 2023. „Debt collection success rates.” Dostęp 18 września 2025. https://www.collectionagency-spain.com/blog/debt-collection-success-rates
[3] Interia Biznes. 2023. „Rośnie zadłużenie polskich przedsiębiorców – firmy są jednak g…” Dostęp 18 września 2025. https://biznes.interia.pl/gospodarka/news-rosnie-zadluzenie-polskich-przedsiebiorcow-firmy-sa-jednak-g%2CnId%2C22419719
[4] Business Insider Polska. 2023. „Ponad 60 proc. przedsiębiorców ma problem z zaległymi płatnościami.” Dostęp 18 września 2025. https://businessinsider.com.pl/gospodarka/ponad-60-proc-przedsiebiorcow-ma-problem-z-zaleglymi-platnosciami/d7fpkfg
[5] Collection Agency Spain. 2023. „Debt collection success rates.” jw.
[6] Serwis Faktoringowy. 2025. „Dobre wyniki faktoringu w Polsce – podsumowanie pierwszego półrocza 2025.” Dostęp 18 września 2025. https://serwisfaktoringowy.pl/faktoring-w-polsce/dobre-wyniki-faktoringu-w-polsce-podsumowanie-pierwszego-polrocza-2025/
Wyślij swoje CV!
Wyślij wniosek o skup faktury!