Spis treści
Nie ma chyba firmy, która nie miała problemu z nieopłaconą fakturą. Po wystawieniu dokumentu czekasz na przelew, jak minie termin zwlekasz jeszcze kilka dni, potem jednak Twoja cierpliwość się kończy. Kontaktujesz się z kontrahentem i albo słyszysz wymówki, albo nie możesz się do niego dodzwonić. Kilka razy próbujesz, z czasem jednak machasz ręką, bo są ważniejsze sprawy. Nie należy jednak rezygnować w takiej sytuacji, bo może się okazać, że przegapisz przedawnienie faktury i nie odzyskasz swoich pieniędzy.
Warto wiedzieć, że faktura ma swój termin ważności i w pewnym momencie nie zrobisz już nic. Dług dalej istnieje, ale kontrahent może bezkarnie powiedzieć: „przedawnione”. I to wystarczy, żebyś został bez pieniędzy.
Dlatego zapoznaj się z poniższym tekstem. Dowiedz się:
Przedawnienie faktury działa bez względu na to, czy o nim pamiętasz, czy nie. Jeśli zlekceważysz termin, możesz legalnie stracić pieniądze, które Ci się należą. To bardzo realna sytuacja, w której Twój klient albo inny kontrahent (firma) nadal ma wobec Ciebie dług, ale nie musi go już spłacić i robi to zupełnie legalnie. Nie dlatego, że coś się zmieniło w umowie. Po prostu minął termin, po którym możesz skutecznie dochodzić swoich praw w sądzie.
Dług nadal istnieje, ale przestaje być egzekwowalny. Jeśli złożysz pozew, sąd zapyta dłużnika, czy ten powołuje się na przedawnienie. Jeśli odpowie „Tak”, to sprawa zostaje zamknięta.
To nie jest czarny scenariusz z marginesu obrotu gospodarczego. Dane z raportu „Skaner MŚP” pokazują, że ponad połowa firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach przekraczających miesiąc. Co trzecia firma czeka więcej niż dwa miesiące[1]. A przecież im dłużej przedsiębiorca zwleka z dochodzeniem swoich należności, tym większa szansa, że przekroczy termin, po którym nie będziesz mógł już nic z tym zrobić.
Przedawnienie faktury to nie to samo co umorzenie długu. Teoretycznie nadal możesz próbować coś odzyskać. Ale jeśli dłużnik zna swoje prawa, nie musisz się nawet fatygować z pozwem. Wystarczy, że powie „przedawnione” i wszystko kończy się na tym jednym słowie.
Zgodnie z Kodeksem cywilnym (art. 118) w relacjach między przedsiębiorcami okres 3 lat stanowi „domyślny” termin przedawnienia faktur. Jednak poza tym istnieje sporo wyjątków od tej zasady. I w wysokim stopniu termin przedawnienia faktury zależy od tego, czego dotyczyła faktura. O tym szerzej za chwilę.
Najpierw ważniejsza kwestia: Od kiedy liczyć początek biegu przedawnienia?
Zgodnie z art. 120 Kodeksu cywilnego termin przedawnienia liczy się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Czyli od momentu, kiedy druga strona powinna zapłacić, ale tego nie zrobiła.
Nie chodzi tu o datę wystawienia faktury, ani o datę wykonania usługi. Liczy się dzień po upływie terminu płatności, bo wtedy należność staje się wymagalna.
| Etap | Data | Opis |
|---|---|---|
| Faktura wystawiona | 1 czerwca 2025 | dzień wystawienia dokumentu |
| Termin płatności | 14 czerwca 2025 | ostatni dzień, w którym kontrahent powinien zapłacić |
| Roszczenie wymagalne | 15 czerwca 2025 | od tego dnia należność jest „przeterminowana” i można jej dochodzić |
| Początek biegu przedawnienia | 15 czerwca 2025 | od tego dnia liczy się termin przedawnienia faktury |
Jeśli w umowie ze swoim kontrahentem nie zostało to zapisane inaczej, to należności pomiędzy dwoma firmami mogą się przedawnić w okresie od 1 roku do 3 lat. Okres przedawnienia należności zależy od rodzaju usługi / produktu oraz branży, ewentualnie zawartej umowy.
Pewnym kłopotem dla przedsiębiorców jest odpowiedź na pytanie: „Jak liczyć termin przedawnienia faktury?”. Sprawa nie jest taka oczywista, bo zarówno 1 rok, jak 2 czy 3 lata przedawnienia, nie oznaczają kalendarzowo dokładnie 12, 24 czy 36 miesięcy. W praktyce – szczególnie w relacjach B2B – terminy te mogą się wydłużyć, np. do końca roku kalendarzowego albo w przypadku przerwania biegu przedawnienia.
Mowa tu szczególnie o zasadzie końca roku. Jeśli termin przedawnienia (np. 3 lata) wypada w trakcie roku, w praktyce roszczenie przedawnia się z końcem roku kalendarzowego. Czyli faktura, której bieg przedawnienia (dzień po upływie terminu płatności) rozpoczął się 16 maja 2022 roku, faktycznie przedawni się dopiero 31 grudnia 2025 (a nie 16 maja 2025 roku).
W praktyce należy działać wcześniej, bo jak pokazują badania z 2024 roku, aż 86% firm deklaruje, że ich kontrahenci często płacą po terminie. W branży transportowej normalne jest niepłacenie faktur w terminie i ten odsetek wynosi aż 100%[2].
W transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami nie wszystkie faktury przedawniają się po 3 latach. Istnieją różne terminy w zależności od branży i rodzaju sprzedawanego produktu lub usługi. W praktyce, jeśli pomylisz branże bądź towar/usługę, to możesz myśleć, że masz czas, a tymczasem przedawnienie płatności stało się faktem.
Poniżej przedstawiamy zestawienie najczęstszych przypadków.
Zasada która rzadko obowiązuje – 3 lata
Wprawdzie istnieje przepis o 3-letnim okresie, w którym faktura może ulec przedawnieniu, jednak w praktyce jest on realizowane bardzo rzadko.
Jeśli zlecenie dotyczyło usługi (np. marketing, obsługa IT, księgowość, szkolenia), to zgodnie z art. 750 KC stosuje się przepisy o zleceniu, czyli art. 751 KC, z którego wynika 2-letni okres przedawnienia dla tych uług.
Ogólna zasada wprawdzie mówi, że obowiązują 3-letnie terminy przedawnienia zapłaty za fakturę, jednak w praktyce jest ona bardzo rzadko stosowana. Śmiało możemy oszacować, że ponad 90% faktur to sprzedaż lub usług z 2-letnim okresem przedawnienia.
Tu obowiązuje wyjątek: 2-letni termin przedawnienia, wynikający z art. 554 Kodeksu cywilnego. Dotyczy tylko sytuacji, gdy sprzedajesz towar (np. urządzenia, produkty, części) w ramach działalności gospodarczej.
To całkiem krótki okres. Jeśli przez 2 lata nie zrobiłeś nic, klient może legalnie odmówić zapłaty.
Częsty mit w branży mówi, że budowlanka ma 5 albo 6 lat na odzyskanie należności. Nie w przypadku rozliczeń pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Jeśli zleceniodawcą była firma, obowiązuje ten sam, 3-letni termin, jak przy innych usługach.
Wyjątki (np. 6 lat) dotyczą raczej relacji z konsumentami (osobami fizycznymi a nie przedsiębiorcami) albo roszczeń odszkodowawczych. W przypadku faktur wystawionych między firmami nie ma tu taryfy ulgowej.
To jedno z najkrótszych okien czasowych w biznesie. Jeśli wystawiasz fakturę za przewóz krajowy na podstawie umowy przewozu, masz dokładnie rok, żeby dochodzić roszczenia. Tak mówi Prawo przewozowe (art. 77 ust. 1).
Właśnie dlatego w branży transportowej nie ma miejsca na „czekanie, aż klient się ogarnie”.
Jeśli wykonujesz transport międzynarodowy, obowiązuje Konwencja CMR[3], a termin przedawnienia należności z faktury wynosi 15 miesięcy od zawarcia umowy przewozu.
12 czy nawet 15 miesięcy to bardzo krótko. Pewnie dlatego transport i logistyka (TSL) to branża, w której problem opóźnień pozostaje szczególnie dotkliwy. Z danych EU Payment Observatory 2024 wynika, że w całej Unii Europejskiej sektor transportowy miał w terminie zrealizowanych zaledwie 31% płatności, a reszta faktur trafiała z opóźnieniem[4]. Wcześniejszy raport (2023) tej samej instytucji wskazywał, że średni czas oczekiwania na zapłatę w transporcie to 58 dni, co oznacza jeden z najdłuższych terminów w całej Europie na tle innych branż[5]. Zatem nic dziwnego, że – jak podaje UETR – opóźnienia płatności odpowiadają za nawet co czwarte bankructwo firm transportowych w Unii Europejskiej[6].
| Rodzaj faktury | Termin przedawnienia |
| Usługi (np. IT, marketing) | 2 lata |
| Sprzedaż towarów | 2 lata |
| Roboty budowlane (B2B) | 3 lata |
| Transport krajowy (umowa przewozu) | 1 rok |
| Transport międzynarodowy (CMR) | 15 miesięcy |
Tak, istnieje możliwość przerwania biegu przedawnienia. Jak to zrobić? Do najczęściej stosowanych metod zatrzymania “odliczania czasu” należą:
Dzięki takiemu rozwiązaniu masz możliwość skutecznie reagować na upływający czas. Musisz tylko pamiętać, żeby zacząć działać, zanim minie termin.
Przedawnienie roszczeń z faktury między przedsiębiorcami to wyzwanie, przed którym staje wielu firm. Wbrew pozorom datę, po której dług się przedawnia, łatwo przegapić. 1 rok czy 15 miesięcy to całkiem krótki okres w życiu firmy, jednak nawet 2 czy 3 lata mijają szybciej, niż mogłoby się to z pozoru wydawać.
Jak zapobiegać przedawnieniu należności z faktur?
Jak już wyżej wspomnieliśmy, w sektorze transportu tylko 31% faktur jest płaconych w terminie, areszta trafia na „później”. W takiej sytuacji pilnowanie dat to być albo nie być firmy.
Przedawnienie należności z faktury nie kasuje długu, ale zmienia jego status. Formalnie dłużnik nadal Ci zalega, tylko że nie możesz tego skutecznie wyegzekwować w sądzie. Dłużnik nawet nie musi zgłaszać sądowi przedawnienia faktury, obecnie sąd automatycznie (z urzędu) bierze to pod uwagę.
Co to oznacza w praktyce?
Dlatego warto działać wcześniej. Jak pokazują dane BIG InfoMonitor 82% firm w Polsce doświadcza nieterminowych płatności od swoich kontrahentów. A ponad połowa przedsiębiorców potwierdza, że „zamrożone” w nieopłaconych fakturach należności pogarszają sytuację finansową firmy[7]. To oznacza, że problem nie dotyczy „innych”, bo prędzej czy później dotknie każdego przedsiębiorcy, także Ciebie.
Podczas prowadzenia firmy czas biegnie szybciej, niż się wydaje. Mamy początek roku czy sezonu i nagle, nie wiadomo kiedy i jak, zbliżamy się do jego końca. Dlatego faktura wystawiona – jak nam się wydaje „dopiero co” – nagle może okazać się, że jest przedawniona. Wówczas nie ma żadnej wartości w sądzie i jest praktycznie niemożliwe odzyskać pieniądze od nierzetelnego dłużnika.
Nie znaczy to jednak, że jesteś bezradny. Tak naprawdę wystarczy z Twojej strony minimum aktywności, jeden ruch, żeby przerwać bieg przedawnienia należności z faktury. Wezwanie do zapłaty, mediacja, pozew, a niekiedy i zwykły mail zatrzymują licznik i dają oddech oraz chwilę na to, żeby zastanowić się co dalej. Pamiętaj, że zawsze możesz oddać sprawę nieopłaconej należności w ręce takiej firmy jak Regis – wyspecjalizowanej w skupie faktur i odzyskiwaniu pieniędzy z przeterminowanych faktur.
Reasumując, nie lekceważ niezapłaconych faktur, bądź czujny, pamiętaj o terminach i takich firmach, jak Regis, które pomagają odzyskać pieniądze od nierzetelnych dłużników.
Przypisy:
[1] Big.pl. 2024. „Przedsiębiorcy wciąż pod kreską – co piąta firma w pułapce zadłużenia.” Dostęp 30 września 2025. https://media.big.pl/informacje-prasowe/840692/przedsiebiorcy-wciaz-pod-kreska-co-piata-firma-w-pulapce-zadluzenia
[2] Bank.pl. 2024. „Zadłużenie firm po trzecim kwartale ’24 osiągnęło rekordowe 45 mld zł.” Dostęp 30 września 2025. https://bank.pl/zadluzenie-firm-po-trzecim-kwartale-24-osiagnelo-rekordowe-45-mld-zl/
[3] UNIDROIT. 1956. „Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road (CMR).” Dostęp 30 września 2025. https://www.unidroit.org/instruments/transport/cmr-1956/
[4] CEPS. 2024. „EU Payment Observatory – Annual Report 2024.” Dostęp 30 września 2025. https://cdn.ceps.eu/wp-content/uploads/2024/12/EU-Payment-Observatory_Annual-Report-2024_EA-01-24-061-EN-C.pdf
[5] CEPS. 2023. „EU Payment Observatory – Annual Report 2023.” Dostęp 30 września 2025. https://cdn.ceps.eu/wp-content/uploads/2024/02/EU-Payment-Observatory_Annual-Report-2023_EA-05-24-155-EN-N.pdf
[6] UETR. 2024. „Late payments in road transport – robust legislative framework and data collection are key, discussion at the EU Late Payments Observatory.” Dostęp 30 września 2025. https://uetr.eu/late-payments-in-road-transport-robust-legislative-framework-and-data-collection-are-key-discussion-at-the-eu-late-payments-observatory/
[7] Bankier.pl. 2024. „Firmy odwlekają spłatę zobowiązań. Coraz częściej z premedytacją.” Dostęp 30 września 2025. https://www.bankier.pl/wiadomosc/Firmy-odwlekaja-splate-zobowiazan-Coraz-czesciej-z-premedytacja-8913139.html
Wyślij swoje CV!
Wyślij wniosek o skup faktury!