Spis treści
Przekazanie faktury do sprzedaży należy do jednych z najszybszych sposobów na poprawę płynności finansowej firmy. Zanim jednak przedsiębiorca otrzyma pieniądze, firma skupująca faktury – taka jak między innymi Regis sp. z o.o. – musi sprawdzić dokumenty i ocenić, czy dana wierzytelność może zostać kupiona.
W artykule pokazujemy, na co zwrócić uwagę przed zgłoszeniem dokumentów do Regis oraz jakie elementy mogą przyspieszyć całą procedurę.
– Większość właścicieli firm zakłada, że wystarczy przesłać samą fakturę. W wielu przypadkach to rzeczywiście wystarcza, ale zdarzają się sytuacje, kiedy potrzebujemy dodatkowych dokumentów potwierdzających wykonanie usługi lub dostawę towaru. Im wcześniej je otrzymamy, tym sprawniej możemy przeprowadzić weryfikację. – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, Prezes firmy skupującej wierzytelności Regis Sp. z o.o.
Nie. Do skupu można przekazać faktury wystawione przez przedsiębiorcę innemu przedsiębiorcy. Dokument powinien potwierdzać wykonaną usługę lub dostawę towaru. W większości przypadków przyjmowane są faktury z nieodległym terminem płatności lub takie, których termin płatności jeszcze nie upłynął.
Każda firma skupująca faktury ma własne zasady oceny zgłaszanych wierzytelności. Znaczenie ma nie tylko sama faktura, ale również kontrahent, który ma ją opłacić. Analizowana jest między innymi wysokość należności, termin płatności oraz to, czy pomiędzy stronami nie istnieje spór dotyczący wykonania usługi lub dostawy.
Warto również upewnić się, że dane znajdujące się na fakturze są poprawne. Błędny numer NIP, nieprawidłowa kwota czy pomyłka w danych odbiorcy mogą wydłużyć analizę lub wymagać dodatkowych wyjaśnień.
Nie oznacza to jednak, że sprzedaż faktury jest skomplikowana. W większości przypadków wystarczy poświęcić kilka minut na sprawdzenie dokumentu przed jego przesłaniem.
Przed zgłoszeniem faktury warto upewnić się, że dokument jest kompletny, poprawny i dotyczy rzeczywiście wykonanej transakcji. Dzięki temu analiza przebiega szybciej.
Dlatego należy sprawdzić, czy:
Jeżeli przedsiębiorca ma wątpliwości, czy dana faktura kwalifikuje się do sprzedaży, najprostszym rozwiązaniem jest przesłanie jej do wstępnej analizy. Pozwala to szybko uzyskać informację, czy dokument spełnia wymagania oraz czy potrzebne będą dodatkowe załączniki.
Ocena firmy klienta pozwala określić ryzyko związane ze sfinansowaniem faktury. Im więcej wiarygodnych informacji o płatniku, tym sprawniej można podjąć decyzję.
Przekazując fakturę do skupu, przedsiębiorca często skupia się wyłącznie na dokumencie. Tymczasem równie ważna jest firma, która ma uregulować należność. To właśnie od jej sytuacji finansowej w dużej mierze zależy możliwość udzielenia finansowania.
Podczas analizy sprawdzane są przede wszystkim publicznie dostępne informacje. Mogą to być dane z CEIDG lub KRS, status podatnika VAT czy informacje o prowadzonych postępowaniach restrukturyzacyjnych albo upadłościowych. Weryfikacja pozwala również potwierdzić, że kontrahent nadal prowadzi działalność.
Przedsiębiorca nie musi sam przygotowywać takich informacji. W większości przypadków wystarczy podać dane kontrahenta, a pozostałą analizę przeprowadza firma skupująca faktury.
-Zdarza się, że przedsiębiorca przesyła tylko fakturę, a później okazuje się, że brakuje dokumentu potwierdzającego odbiór usługi lub towaru. Wystarczy dosłać brakujący dokument i analiza może być kontynuowana. Dlatego zawsze warto od razu przygotować pełną dokumentację. – mówi Piotr Brzostowiecki ze spółki Regis.
Podstawowy dokument zawsze stanowi faktura. Jednak w przypadku niektórych spraw potrzebne mogą okazać się również dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostawę towaru, takie jak protokół zdawczo-odbiorczy czy wydanie towaru (tzw. wydanie zewnętrzne – popularna WZ-tka).
Zakres wymaganych dokumentów zależy od rodzaju transakcji. W bardziej złożonych przypadkach analiza może wymagać dodatkowych dokumentów – poza dokumentem księgowym.
Najczęściej należą do nich:
Nie oznacza to, że każdy z tych dokumentów będzie wymagany. Jednak, im lepiej udokumentowana jest transakcja, tym łatwiej potwierdzić zasadność wierzytelności i szybciej zakończyć analizę.
Przed przesłaniem zgłoszenia warto sprawdzić, czy wszystkie dokumenty są czytelne i kompletne. Pozwala to uniknąć dodatkowych pytań oraz skraca czas potrzebny na ocenę sprawy.
Nie. Jedna faktura może być finansowana tylko raz. Jeżeli została już przekazana do faktoringu albo wierzytelność z niej wynikająca została scedowana na bank lub inny podmiot, ponowne przekazanie jej do skupu zazwyczaj nie będzie możliwe.
Jeżeli korzystałeś wcześniej z faktoringu lub innego finansowania, sprawdź, czy dana faktura nie była nim objęta. W razie wątpliwości najlepiej powiedzieć o tym już podczas pierwszego kontaktu z firmą skupującą wierzytelności. Dzięki temu od razu będzie wiadomo, czy sprawa może być dalej procedowana.
Zwykle cały proces rozpoczyna się od przesłania faktury do wstępnej analizy. Jeżeli dokument spełnia wymagania, firma skupująca przedstawia warunki współpracy.
Procedura nie jest skomplikowana i najczęściej przebiega według podobnego schematu:
Nie każda sprawa wygląda identycznie. W prostszych przypadkach analiza przebiega bardzo sprawnie. Jeżeli pojawią się wątpliwości dotyczące dokumentów lub samej wierzytelności, firma może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia.
Braki w dokumentach to najczęstszy powód, dla którego analiza trwa dłużej. Często wystarczy dosłać jeden dokument, aby sprawa mogła być dalej procedowana.
Najwięcej czasu zajmuje wyjaśnianie sytuacji, kiedy:
Wiele takich sytuacji można wyeliminować jeszcze przed zgłoszeniem sprawy. Wystarczy sprawdzić, czy dokumenty są kompletne i czy wszystkie zawierają te same dane. Dzięki temu analiza zwykle przebiega szybciej.
Przygotowanie faktury do skupu nie wymaga skomplikowanych formalności. Najważniejsze jest, żeby dokument był poprawnie wystawiony, a w razie potrzeby można było potwierdzić wykonanie usługi lub dostawę towaru. Im lepiej przygotowana dokumentacja, tym mniej pytań pojawia się podczas analizy i tym szybciej można otrzymać decyzję.
Jeżeli zastanawiasz się, czy Twoja faktura kwalifikuje się do skupu, nie musisz oceniać tego samodzielnie. Wystarczy przesłać dokument do Regis, gdzie zostanie przeprowadzona wstępna analiza. Dowiesz się, czy wierzytelność może zostać objęta skupem oraz jakie dokumenty mogą okazać się potrzebne na dalszym etapie.
Wyślij swoje CV!
Wyślij wniosek o skup faktury!