Spis treści
Niezapłacone faktury należą do tego rodzaju problemów, które większość mikro- albo małych firm zna i spotyka się z nimi na co dzień. Sytuacja zwykle wygląda bardzo podobnie. Wykonałeś swoją usługę lub sprzedałeś klientowi produkt, wystawiłeś fakturę, której termin płatności minął, ale mimo tego nadal nie masz pieniędzy na koncie. Co więcej klient robi uniki, zwodzi i nie kwapi się wykonać przelewu.
Jakie to jest irytujące! Przecież zrobiłeś swoje. Poza stratą nerwów, brak zapłaty za fakturę powoduje, że nie masz środków na ZUS, podatki, paliwo czy pensje.
Przeciąganie sprawy i niepłacenie swoich należności to powszechna praktyka w obrocie gospodarczym. 84% firm w Polsce boryka się z opóźnionymi płatnościami, a 1/3 z nich czeka na zapłatę dłużej niż 60 dni[1]. To oznacza prawdziwe wyzwanie dla polskich przedsiębiorców. W artykule omawiany ten problem i pokazujemy jak sobie z nim poradzić.
Kiedy klient nie płaci na czas, to zwykle pierwszą reakcją jest złość albo rozczarowanie. W głowie przedsiębiorcy, który czeka na płatność, pojawiają się myśli, których raczej nie powinno się wypowiadać na głos. Bo niezapłacone faktury to nie tylko brak gotówki na koncie, ale także coś, co siedzi z tyłu głowy i wraca w najmniej odpowiednim momencie. Nie chodzi o ten jeden przelew, tylko o ciągłe wracanie do tematu, który stale zabiera czas i energię.
Jednak tak naprawdę firmy nie płacą dlatego, że chcą kogoś oszukać. Raczej z tej przyczyny, że muszą wybierać. Komu zapłacić dziś, komu jutro, a kto może jeszcze trochę poczekać. Przykładowo w branży budowlanej 92% przedsiębiorców przyznaje, że ich klienci płacą po terminie[2].
„Duża część spraw, które do nas trafiają, nie wynika ze złej woli dłużnika. Pojawia się za to efekt domina. Jedna firma nie dostaje pieniędzy, więc opóźnia kolejne płatności. Druga robi to samo. I tak powstaje łańcuszek, w którym każdy czeka na przelew, żeby sam mógł zapłacić dalej. Największy problem mają te podmioty, które znalazły się na końcu tego łańcucha, a są to zwykle małe firmy.” – o rzeczywistości polskich przedsiębiorców opowiada Piotr Brzostowiecki, prezes Regis – spółki skupującej faktury.
Taka sytuacja nie występuje tylko na polskim rynku. W Unii Europejskiej 31% firm przyznaje wprost, że opóźnia własne płatności, bo same nie otrzymały pieniędzy na czas[3]. Właśnie w ten sposób powstaje efekt kaskadowy. Przedsiębiorca czeka na przelew, żeby samemu zapłacić swoje zobowiązania. Kto czeka najciszej, ten czeka najdłużej.
Zatem Twoja faktura nie została zapomniana, ale po prostu znalazła się nisko na liście realizowanych przez dłużnika płatności.
Dlatego brak zapłaty za fakturę nie jest oceną Twojej pracy. To efekt tego, że ktoś po drugiej stronie też łata swoją płynność. A Twoja cierpliwość, choć wygląda rozsądnie, pracuje…, ale nie dla Ciebie.
Faktura, której nikt nie pilnuje, nie jest dla dłużnika pilna. Nie dlatego, że nie chce zapłacić, tylko dlatego, że w jego firmie trwają inne pożary. Twoja cierpliwość działa wtedy na jego korzyść, a nie na Twoją.
Przeterminowane faktury nie spłacą się same, wbrew temu, na co liczy duża część właścicieli firm, czekając kolejny miesiąc na zaległą płatność. W pewnym momencie trzeba podjąć jakąś decyzję. W tym przypadku brak decyzji też jest decyzją.
Zasada jest taka, że im dłużej czekasz, tym trudniej wrócić do tematu dłużnikowi, jak i w ogóle odzyskać pieniądze. Dlatego warto wiedzieć, co możesz jeszcze zrobić, żeby odzyskać swoje pieniądze.
Pierwsza opcja jest najłatwiejsza, wystarczy dalej czekać. Jednak bardzo rzadko, jeśli w ogóle w takim wypadku odzyskasz pieniądze za niezapłacone faktury.
Inna droga, to tak zwana samodzielna windykacja, która polega na tym, że przypominasz o należności dłużnikowi, rozmawiasz, wysyłasz maile, sms-y czy wezwania do zapłaty. Ustalasz terminy. To może zadziałać, jednak wymaga stałej uwagi i konsekwencji podejmowanych kroków.
Trzecia droga to zlecenie sprawy firmie zewnętrznej i windykacja należności po terminie, która na dalszych etapach może skończyć się pozwem.
Każda z tych opcji ma swoje wady i zalety oraz wymaga poniesienia określonych kosztów, np. pieniędzy, czasu czy nerwów.
Istnieje jeszcze jedno rozwiązanie – sprzedaż faktury. Dostajesz pieniądze do ręki i przestajesz myśleć o problemie.
W przypadku braku zapłaty za fakturę odzyskanie należności jest ważne, ale bardzo często chodzi też o to, żeby zamknąć sprawę, przestać o niej myśleć i zająć się innymi tematami ważnymi dla firmy. Jednym z szybkich rozwiązań jest sprzedaż niezapłaconej faktury.
W takim wypadku kierujesz zapytanie do skupu faktur. Nie czekasz miesiącami ani nie musisz prowadzić ciągnących się miesiącami rozmów z dłużnikiem. Nie myślisz, gdzie zgłosić dłużnika albo czy sprawa w sądzie o nieuregulowana płatność ma sens. Dostajesz pieniądze od razu, a ryzyko ściągnięcia długu przechodzi na drugą stronę.
„Bardzo wielu właścicieli firm sprzedaż faktury nie traktuje jako porażki, tylko jako decyzję biznesową i odzyskanie kontroli. Pieniądze wracają do firmy, a temat, który ciążył miesiącami, po prostu znika.” – wyjaśnia efekty, jakie daje skup faktur przedsiębiorcom, Prezes Zarządu Regis sp z o.o., Piotr Brzostowiecki.
Na początku wydaje się, że czas pomaga. Daje przestrzeń, żeby klient się ogarnął, księgowość przepchnęła temat, a dobre relacje z firmą dłużnika nie ucierpiały. Tyle tylko że przy zaległej płatności czas nie jest neutralny. On nie zwalnia i do tego działa tylko na korzyść jednej strony.
Każdy tydzień bez decyzji to mniejszy wpływ na ściągnięcie długu. Po miesiącu faktura przestaje być świeża. Po kilku miesiącach faktura nie jest już pilna, tylko zaległa. A zaległe sprawy w firmach mają to do siebie, że odkłada się je na później.
Trzeba pamiętać, że każdy dług ma swój termin ważności, po którego upływie następuje przedawnienie faktury. Wówczas, nawet jak pójdziesz do sądu, to nie odzyskasz już swoich pieniędzy. Dla usług budowlanych B2B jest to 3 lata, dla sprzedaży usług i towarów 2 lata, dla przewozów międzynarodowych 15 miesięcy, a dla transportu krajowego już tylko rok.
Jeśli nie odzyskasz swojej należności w tym czasie albo nie przerwiesz biegu przedawnienia długu, to Twoje pieniądze przepadają.
Wiele firm patrzy na kwotę z faktury i myśli: „Poczekam, to tylko kilka tysięcy”. Ale ten koszt nie oznacza tylko i wyłącznie określonej kwoty pieniędzy. To także strata jakościowa, bo brak zapłaty za fakturę blokuje przelewy, których nie robisz, decyzje i rozwój, które odkładasz na później.
W tym momencie nieopłacona faktura przestaje być problemem kontrahenta, a staje się problemem organizacyjnym Twojej firmy. I wtedy wielu właścicieli firm zaczyna się zastanawiać. Czy warto jeszcze wysyłać wezwanie do zapłaty niezapłaconej faktury? Czy pisać kolejne przypomnienie? Czy dalej zastanawiać się, gdzie zgłosić należność przeterminowaną?
Coraz częściej odpowiedź brzmi: nie. Lepiej temat zamknąć i wrócić do własnego biznesu.
Niezapłacone faktury nie są niczym wyjątkowym w biznesie. Zdarzają się i będą się zdarzać, niezależnie od tego, jak dobrze prowadzisz firmę i jak uczciwi są Twoi klienci. Natomiast nie jest dobrym rozwiązaniem udawanie, że problem nie istnieje albo rozwiąże się sam.
W pewnym momencie brak zapłaty za fakturę zaczyna wpływać na Twoje wybory, sposób prowadzenia firmy i spokój.
Jak już wiesz z powyższego tekstu, odkładanie decyzji i czekanie nie stanowi dobrego rozwiązania, bo zwykle kończy się niekorzystnie. Potraktuj tę sytuację na chłodno, przekalkuj zyski i straty, a następnie podejmij najlepsze dla Twojej firmy rozstrzygnięcie.
Zazwyczaj nie. Opóźnienia w płatnościach przechodzą z jednej firmy na drugą, tworząc efekt domina. W B2B firmy często płacą według priorytetów, nie według kolejności faktur. Twoja mogła po prostu spaść na dół listy.
Bo prawdopodobnie on sam ma podobny problem i musi gasić pożary. Jeśli nikt się nie upomina o swoją należność, to faktura naturalnie spada na koniec listy płatności.
Bo nie ma jeszcze pieniędzy albo czeka na swoje przelewy. Kontakt nie zawsze oznacza gotowość do zapłaty.
Im dłużej czekasz na przelew, tym gorzej. Z każdym miesiącem faktura traci na swojej wartości, a prawdopodobieństwo jej opłacenia spada.
Masz kilka opcji:
– możesz czekać (najprostsze, ale rzadko skuteczne),
– możesz działać samodzielnie – przypominać, prowadzić rozmowy, wysyła wezwania do zapłaty itp.,
– możesz zlecić sprawę firmie windykacyjnej,
– możesz sprzedać fakturę.
Każda z metod wiąże się z określonym kosztem. Pytanie, który jest dla Ciebie akceptowalny.
Przede wszystkim nie działaj pod wpływem emocji. Zrób chłodną kalkulację. Policz, ile kosztuje Cię czekanie. I wybierz rozwiązanie, które zamyka sprawę.
Przestać udawać, że temat się sam rozwiąże. Zdecydować, czy chcesz pilnować tej sprawy, czy ją zamknąć.
Czasem tak, ale głównie wtedy, kiedy są wysyłane regularne. Jedno pismo zwykle nic nie zmienia.
Nie. To decyzja biznesowa. Pieniądze wracają, przestajesz myśleć o sprawie i wracasz do swojej pracy.
Wtedy pieniędzy już nie odzyskasz. Nawet jeśli masz rację.
Przypisy:
[1] BIK. 2025. „84% firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach – czas odwrócić ten trend.” Dostęp 26 stycznia 2026. https://media.bik.pl/informacje-prasowe/863321/84-firm-w-polsce-doswiadcza-opoznien-w-platnosciach-czas-odwrocic-ten-trend
[2] BIG InfoMonitor. 2025. „Zaległości finansowe dzielą sektor budowlany – miliardy w grze.” Dostęp 26 stycznia 2026. https://media.big.pl/informacje-prasowe/858816/zaleglosci-finansowe-dziela-sektor-budowlany-miliardy-w-grze
[3] Komisja Europejska. 2025. „EU Single Market and Economy – Summary 2025.” Dostęp 26 stycznia 2026. https://single-market-economy.ec.europa.eu/document/download/8aabc383-52ce-49a9-a197-b4c49dc79a64_en?filename=Summary+2025.pdf
Wyślij swoje CV!
Wyślij wniosek o skup faktury!